Jedes Dienstleistungsunternehmen setzt den Fokus zu 100% auf seine Kunden. Dementsprechend liegt die Konzentration stets vollständig auf den laufenden Projekten. Was im Projektalltag oft zu kurz kommt, ist Wissen sinnvoll zu konservieren und für die Zukunft zugänglich zu machen.
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Durch geschicktes Wissensmanagement vermeidet man, bei jedem Projekt von vorne anfangen zu müssen. Außerdem wird das Know-how so nicht nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter gespeichert, sondern ist für die gesamte Organisation abrufbar. Ralf Gengenbach, Managing Director von gempex, hat dieses Problem erkannt und gemeinsam mit SIDESTREAM die Toolbox entwickelt. Sie soll das Wissen innerhalb von gempex besser zugänglich machen.
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Auch andere Lösungen zum Informationsmanagement wurden getestet, aber diese wurden der Herausforderung nicht gerecht. Beim etablierten, Sharepoint-basierten Filesystem war es beispielsweise schwierig, den Kontext der Dokumente (Projektzuordnung, Themenzuordnung) und die schnelle Auffindbarkeit sicherzustellen. Außerdem sollen Dokumente einerseits schnell im Tool ablegbar sein und andererseits später zu hochwertigen Vorlagen konvertiert werden. So wird der gesamte Lifecycle eines Dokuments abdeckt.

Das Wissen bei gempex liegt in Form von Dokumenten vor. Für diese Dokumente gibt es keine einheitlichen Vorlagen. Ziel ist es daher, die Dokumente als Templates bzw. Muster bereitzustellen. Um das Wissen nun aus einem Projekt in die Wissensdatenbank der Firma und dann in ein anderes Projekt zu übertragen, müssen die richtigen Abstraktionen gebildet werden. Anstelle der direkten Ausarbeitung professioneller Templates sollte daher ein zweistufiger Prozess eingeführt werden, bei dem nach Projektende wertvolle, von gempex erstellte Dokumente, zunächst gesammelt, neutralisiert und verschlagwortet werden, bevor sie in einem weiteren Prozess zu Templates umgearbeitet werden.

Für die Umsetzung war es wichtig, möglichst schnell eine nutzbare Version auf die Beine zu stellen. So konnte die interne Akzeptanz sowie der Nutzen des Tools validiert werden, bevor Zeit in die weitere Ausarbeitung gesteckt wird. Es wurde sichergestellt, dass diese Version trotz der agilen Iteration von Anfang an sicher und benutzerfreundlich ist. Eine zu schlanke Version hätte sich negativ auf die Akzeptanz bei den Benutzern ausgewirkt. Wir beriefen uns dazu außerdem auf ein kollaboratives Feature Engineering: Denn gempex kennt die Materie zwar am besten, aber gleichzeitig konnten wir aus unserer Erfahrung in der Softwareentwicklung auch wertvolle Features vorschlagen. Ein wichtiges Feature ist beispielsweise ein Multi Dokumenten Upload, da viele Dokumente aus dem gleichen Projekt hochgeladen werden und sich die meisten Schlagworte teilen. Manchmal reichen bereits 1-2 solcher Features, um die Anwendung zu einem Erfolg zu machen.

Nach einer Gesamtanalyse von digitalen Potenzialen bei gempex, wurde das Thema Wissensmanagement als ein sinnvolles Potenzial erkannt. Anschließend wurden die Anforderungen gemeinsam ausgearbeitet. In zwei Sprints wurde dann die erste Version umgesetzt. Dies geschah innerhalb kurzer Iterationen mit gempex. Dabei haben wir jedoch immer im Auge behalten, möglichst schnell in die Produktion zu kommen und die Nutzer entscheiden zu lassen, was benötigt wird.

Die Toolbox ist als moderne, Container-basierte Webanwendung konzipiert. Für die erste Version wurden 6 Docker-Container auf der Amazon Web Services (AWS) Cloud in Frankfurt am Main gehostet. Das Hosting in der Cloud ermöglicht es, dass gempex Mitarbeiter von überall auf die Toolbox zugreifen können. Das ist sehr wichtig, da Berater oft beim Kunden arbeiten. Das wäre zwar auch mit den Servern vor Ort bei gempex möglich, der Aufwand, um den mobilen Zugriff bei gleichen Sicherheitsstandards wie bei AWS sicherzustellen, wäre aber signifikant höher. Die Toolbox verfügt über ein eigenes User Management System, um vom restlichen gempex System unabhängig zu sein. In solchen Situationen ist es stets wichtig den Aufwand für diese “verborgenen” Features möglichst gering zu halten und gleichzeitig keine Abstriche bei Sicherheit und Komfort zu machen. Die Wahl fiel hier auf eine Kombination aus Keycloak und Oathkeeper. Neben der schnellen Integration als separate Docker Container ist das bereits vorhandene Administratoren User Interface eine USP dieser Lösungen. Nun kann die Toolbox vollständig ohne dedizierten IT Support betrieben werden, da die meisten Probleme über das Admin Interface gelöst werden können. Die eigentliche Webanwendung wurde mit VueJS und Typescript umgesetzt und mit Ant Design veredelt.