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Komplexe Vergabeverfahren digital meistern
Die Vorbereitung von Ausschreibungen kostet Zeit und bindet Ressourcen. Unser Ziel war es, diesen Prozess zu vereinfachen. Gemeinsam mit Reguvis haben wir das VergabeCenter geschaffen – eine Plattform, die zeigt, wie individuelle Softwareentwicklung mit gezielter KI-Veredlung echten Mehrwert bietet:
- Automatisierung verkürzt Routineaufgaben
- Intelligente Workflows schaffen Klarheit
- KI ergänzt bestehende Prozesse sinnvoll
Mit dem fachkundigen Chatbot fragXpert, den wir ebenfalls gemeinsam mit Reguvis entwickelt haben, erhalten Vergabestellen außerdem fundierte Antworten auf ihre Fragen – eingebettet in eine browserbasierte Lösung, die sofort startklar ist.
Um zu diesem Ergebnis zu kommen, mussten wir zunächst die spezifischen Anforderungen und Probleme von Vergabestellen verstehen.
Die Herausforderung: Effizientere Vergabeverfahren bei voller Compliance
Die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen ist ein komplexer Prozess. Zahlreiche Dokumente müssen geprüft, strukturiert und in Einklang mit den Vorgaben der öffentlichen Beschaffung gebracht werden – vom Leistungsverzeichnis über Vertragsbedingungen bis hin zu begleitenden Unterlagen. Dabei zählt nicht nur Präzision, sondern auch die Einhaltung klarer Regularien.
Reguvis suchte nach einer Lösung, die zwei Dinge verbindet:
- Effizienz durch digitale Workflows, individuelle Checklisten und automatisierte Dokumentenanalysen
- Compliance durch geprüfte Inhalte und fundierte Antworten direkt im Arbeitsprozess
Eine Herausforderung, die nach einer Lösung verlangte, die robuste Software mit passgenauer KI-Veredlung kombiniert.
Die Lösung: Digitale Plattform mit KI-Veredlung
Um die Anforderungen von Reguvis zu erfüllen, haben wir das VergabeCenter entwickelt – eine Plattform, die Vergabestellen Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess begleitet: von der Recherche über die Dokumentenerstellung bis hin zur Beantwortung rechtlicher Fragen.
Zentrale Funktionen wie strukturierte Workflows, modulare Architektur und browserbasierter Zugriff bilden den stabilen Kern. Auf dieser Grundlage konnten wir gezielt KI-Veredlung einsetzen – dort, wo sie echte Vorteile bringt.
KI-Veredlung in der Praxis: Diese Features wurden umgesetzt
- 🤖 fragXpert: Der intelligente Chatbot erkennt automatisch, auf welcher Ausschreibungs- oder Dokumentenseite sich Nutzer befinden, und bietet proaktiv passende Unterstützung. Dank Integration geprüfter Rechtsquellen können Fragen direkt im Workflow fundiert beantwortet werden.
- ✍️ Zusammenfassung von Ausschreibungen: Die KI erstellt prägnante Übersichten von Ausschreibungen – inklusive Schlüsseldaten und Dokumenten – und macht komplexe Inhalte schnell erfassbar.
- ℹ️ Relevante Ausschreibungsinformationen extrahieren: Fehlende oder unstrukturierte Schlüsseldaten werden automatisch in den Dokumenten erkannt und direkt nutzbar gemacht.
- 📋 Individuelle Checklisten: Aus Freitextbeschreibungen generiert die KI gezielte Rückfragen, die zu strukturierten, nutzbaren Checklisten führen. Diese können in der App verwendet oder als PDF exportiert werden.
- ⚡ Leistungsverzeichnisse auf Knopfdruck: Basierend auf Referenzdokumenten und präzisierenden Fragen erstellt die KI einen ersten Entwurf des Leistungsverzeichnisses – der smarte Einstieg in die Ausschreibung.
Mehr als eine Datenbank: Wissen aus 90.000 Dokumenten nutzbar gemacht
Mit Zugriff auf über 25.000 reale Vergabefälle und mehr als 90.000 Dokumente bietet das VergabeCenter nicht nur Orientierung, sondern auch konkrete Impulse für eigene Ausschreibungen.
Die Kombination aus stabilen digitalen Workflows und gezielter KI-Veredlung macht die Lösung einzigartig: robust im Kern, smarter im Detail.
Die Zusammenarbeit: partnerschaftlich, agil und praxisnah
Die Entwicklung des VergabeCenters war geprägt von enger Abstimmung und einer partnerschaftlichen Arbeitsweise. Reguvis war dabei nicht nur Auftraggeber, sondern aktiver Sparring-Partner:
- Frühe Einbindung: Bereits in der Konzeptphase wurde das Ziel formuliert, neben der Plattform auch einen KI-gestützten Chatbot zu entwickeln. Dieses Vorhaben wurde von Anfang an mitgedacht.
- Proaktive Mitarbeit: Reguvis testete aktiv mit – u. a. durch das Anpassen von Prompts. So konnten Funktionen praxisnah optimiert werden.
- Agiles Vorgehen: Neue Anforderungen wurden schnell aufgenommen und flexibel umgesetzt – dank modularer Architektur.
- Zukunftsfähiger Aufbau: Das System wurde so entwickelt, dass es leicht erweiterbar bleibt – ein Ansatz, der nachhaltige Weiterentwicklung ermöglicht.
So entstand in enger Zusammenarbeit eine Plattform, die nicht nur technisch überzeugt, sondern im Alltag echten Mehrwert liefert.
Das Ergebnis: Effizienz trifft Compliance
Die Entwicklung des VergabeCenters zeigt, wie sich komplexe Anforderungen in nutzbare digitale Workflows übersetzen lassen. Für Reguvis und die Anwender:innen bedeutet das greifbare Vorteile im Alltag:
- Für Nutzer:innen: Spürbare Zeitersparnis, klare Strukturen, sichere Orientierung.
- Für Reguvis: Eine Plattform, die sich am Markt differenziert und echten Mehrwert für Vergabestellen schafft.
- Für uns: Ein Projekt, das zeigt, wie KI-Veredlung jenseits des Hypes echten Nutzen stiftet.
Damit wird das VergabeCenter zu einem greifbaren Beispiel dafür, wie technologische Innovation und Fachwissen konkrete Wirkung entfalten.
Fazit: Was wir gelernt haben
KI ist besonders wertvoll, wenn sie als Veredlung robuste Systeme smarter macht. Ihr Mehrwert entsteht, wenn sie in stabile Prozesse eingebettet wird: mit klaren Workflows, deterministischen Elementen und menschlicher Kontrolle.
Das VergabeCenter ist dafür ein anschauliches Beispiel – und die Grundlage, um ähnliche Konzepte auch in anderen datenintensiven Bereichen einzusetzen: von der Analyse großer Dokumentmengen bis zur Unterstützung alltäglicher Workflows.
