​​Software-Konzept: wie die digitale Transformation gelingt

Es wurden ineffiziente Prozesse im Unternehmen identifiziert und der Veränderungswille ist da. Die Antwort lautet schnell: Eine Software-Lösung muss her. Am liebsten würde man auch direkt in die Entwicklung starten, aber wie kann man den Prozess strukturiert transformieren? Es braucht ein handfestes Konzept.

In dieser Fallstudie werfen wir daher einen Blick auf den Konzept-Sprint einer Softwareentwicklung, welchen wir für das Videospielunternehmen Ubisoft durchgeführt haben.


Berufstätige bei der Erarbeitung eines Konzepts

SIDESTREAM hat für uns ein Konzept entwickelt, um einen bestehenden, Excel-basierten Prozess in einer modernen Webanwendung abzubilden. Hierzu wurde unter Einbeziehung aller prozessbeteiligter Fachabteilungen ein Konzept-Sprint durchgeführt, dessen guter Verlauf maßgeblich war für eine hohe Akzeptanz des neuen Prozesses. Die Arbeitsweise des Teams ist sehr angenehm und zielführend.

Ulf Morys, Finance Director Germany
Ulf Morys, Finance Director Germany

Die Ausgangslage: dynamische Daten in starren Tabellen

Die Videospielbranche ist ein schnelllebiges Feld. Es gibt regelmäßig neue Games, Updates und Werbeaktionen. Das alles bedarf sorgfältiger Planung und einer präzisen Auswertung basierend auf einer zuverlässigen Datengrundlage. Ubisoft’s bisheriger Prozess zur Planung und Abrechnung von Verkaufskampagnen ist stark Excel-basiert. Dadurch konnte die digitale Umsetzung des Prozesses über Jahre mitwachsen. Denn Excel ist sehr flexibel. So konnten die vielfältigen Anforderungen der Anwender:innen meistens abgedeckt werden.

Auf lange Sicht verzweigt sich die Umsetzung des Prozesses jedoch. Die Zusammenarbeit von verschiedenen Anwendern an vielen Files, Tabellenblättern und Makros ist unübersichtlich und führt zu einer Reihe von Nachteilen:

  • Mitarbeiter:innen verbringen viel Arbeitszeit mit der manuellen Datenpflege, z.B. werden Abverkaufsdaten eingetragen und aktuell gehalten. Das führt zu einem hohen Ressourcenaufwand und ist fehleranfällig.
  • Daten können schnell inkonsistent werden, wenn das Controlling auf verschiedenen Aggregationsebenen durch "Zusammenkopieren" und Modifizieren verschiedener Excel Dateien möglich ist. Dieser Effekt verstärkt sich noch, wenn verschiedene Abteilungen die Dateien nutzen.
  • Excel-Tabellen erschweren zuverlässige Echtzeit-Integrationen mit externen Datenquellen (z.B. Amazon Seller Central). Verspätetes Vorliegen von Daten erschwert pünktliche Analysen des Ist-Zustandes und somit auch der Zielplanung.

Die Anforderungen: Konzept für eine nutzerfreundliche und praxisnahe Anwendung

Nach einigen Vorgesprächen war klar, dass die Lösung des Problems in die Spezialisierung von SIDESTREAM fällt. Bei der Erarbeitung von Lösungskonzepten und der Entwicklung eines neuen Tools, setzten wir auf einen “demokratischen” Ablauf. Kurz gesagt: Nicht die Manager alleine entscheiden was gebaut wird, sondern alle beteiligten Fachabteilungen sollen gehört werden. Denn nur wenn wir Probleme und Wünsche aus erster Hand erfahren, kann eine sinnvolle Lösung mit einer hohen Akzeptanz konzipiert werden. Der alltägliche Nutzen der Lösung steht zu jederzeit im Fokus.

Dazu haben wir unseren bewährten dreistufigen Prozess für Konzept-Sprints genutzt:

1. Vorbereitung und Planung

Zunächst haben wir uns mit den Prozessverantwortlichen von Ubisoft ausgetauscht und erste Problemfelder und Lösungshypothesen zum Prozess aufgestellt. Trotz Management Summary ist es wichtig tief in die Köpfe der Anwender einzusteigen und möglichst viele Detailinformationen zu erhalten. Die Informationsdichte kann zunächst abschreckend wirken. Man sollte nicht voreilig in die Programmierphase übergehen, wenn ein sehr gutes Ergebnis erzielt werden soll. Daher gilt es in der zweiten Phase noch tiefer in den Prozess einzutauchen, um dann eine sinnvolle Lösung konzipieren zu können.

2. Informationsgewinnung

Um tiefergehende Informationen des Prozesses zu bekommen, haben wir mit den Mitarbeiter:innen von Ubisoft einen remote Workshop Tag abgehalten. Dies diente dazu, Details und Zusammenhängen des Prozesses zu verstehen. Dabei führten wir Interviews mit jeweils 1-2 Beteiligten, um tief in die bestehenden Prozesse und Tools einzusteigen und so die individuellen Wünsche und Bedürfnisse zu verstehen. In diesem Fall haben wir in Interviews mit den Fachabteilungen Vertrieb, Key-Account-Management, Controlling und interne IT durchgeführt und verschiedenste Probleme und Wünsche aufgedeckt. Zum Beispiel:

  • Bessere Reportings,
  • smarte Autovervollständigungen,
  • Teilautomatisierungen wie Kampagnen-Duplikationen,
  • granulare Zugriffsrechte und Change-Logs.

3. Ausarbeitung und Vorstellung

Mittels der gewonnenen Informationen arbeiteten wir das Konzept aus. Auch in dieser Phase war es uns wichtig, weiter in engem Kontakt mit den Fachabteilungen zu stehen und so Fragen zu klären, ausgearbeitete Vorabversionen zu diskutieren und iterativ zu verbessern. Den Abschluss des Konzept-Sprints bildet eine Übergabe und Präsentation der Deliverables.

Für Ubisoft haben wir folgende Deliverables erarbeitet:

UX Wireframe:

Ein essenzielles Deliverable ist ein Wireframe, das zeigt, wie die Anwendung später aussehen und wie verschiedene Herausforderungen mittels guter User Experience gelöst werden. Schon während des Konzept-Sprints spielen wir anhand des Wireframes die verschiedenen Arbeitsschritte mit den jeweiligen Mitarbeiter:innen durch, decken so Lücken in der Lösung auf (ohne eine Zeile Code geschrieben zu haben!) und steigern die Akzeptanz für die zukünftige Lösung. Für das Ubisoft Wireframe haben wir das Tool Whimsical benutzt. Damit kann zügig iteriert werden und es ist gut geeignet für tabellen- und datenlastige Anwendungen.

Ziel-Softwarearchitektur:

Wo Wireframes verschiedene funktionale Blocker aufdecken und lösen, sorgt die Konzeption einer Softwarearchitektur dafür, dass auch technische Blocker frühzeitig aufgedeckt und gelöst werden. Essenziell ist hierbei, dass Anforderungen aus den verschiedenen Abstraktionsebenen (Interviews, UI/UX, technische Umsetzung) reibungslos kommuniziert werden. Nur so kann eine maßgeschneiderte Softwarearchitektur erstellt werden, die möglichst simpel (und somit aufwandsminimierend) und gleichzeitig zukunftssicher und erweiterbar ist.

Die Softwarearchitektur für Ubisoft besteht aus einer Reihe von Microservices: einer Web-App, einem Reverse Proxy, einer dedizierten Benutzerverwaltung sowie einem Backend inkl. Datenbank. Die Softwarearchitektur wurde mit dem Tool draw.io umgesetzt.

Ein Entwicklungsplan:

Basierend auf den Wireframes und der Ziel-Softwarearchitektur lässt sich ein Entwicklungsplan als finales Deliverable des Konzept-Sprints erstellen. Trotz agiler Zusammenarbeit ist es wichtig einen vorläufigen Kosten- und Umsetzungsplan zu haben. Das steigert die Planungssicherheit und ermöglicht eine ROI-Berechnung des Entwicklungsprojekts. Für den Entwicklungsplan werden die erarbeiteten Spezifikationen in mehrere Pakete geteilt, welche jeweils mit Aufwandsschätzungen versehen werden.

Die erste Phase bildet den Grundbau und wurde in diesem Fall auf drei 2-wöchige Sprints geschätzt: Am Ende steht eine funktionierende Anwendung mit den wichtigsten Funktionen und einem stabilen Fundament für weitere Funktionen. Außerdem haben wir bereits Planungen für weitere Phasen und Sprints aufgestellt. Dabei ist unser Credo: Best Value first: Alle Features werden vorab nach Nutzen-Aufwandsverhältnis (Value) abgewogen. Features mit dem besten Value werden priorisiert implementiert. Dieses Vorgehen maximiert den Geschäftsnutzen der Anwendung.

Für den Ubisoft Entwicklungsplan haben wir das Tool Productplan genutzt, welches über eine breite Funktionspalette an relevanten Features verfügt, da es spezifisch für Entwicklungspläne und Produktroadmaps entwickelt wurde.

Fazit

Ein sorgfältig und praxisnah erstelltes Konzept ist der Grundstein für die Entwicklung einer lösungsorientierten Anwendung. Dazu ist es entscheidend in den Austausch mit allen Prozessbeteiligten zu gehen. Das bedeutet, dass sowohl Nutzer:innen als auch mitwirkende Abteilungen in die Planung eingebunden werden. Neben der reinen Informationsgewinnung steht die Darstellung und das Durchspielen der Zielanwendung im Fokus der Planung. So können entscheidende Features und Workflows frühzeitig ausgearbeitet werden.

Nach einem Konzept-Sprint steht man mit einem geschärften Verständnis, einem maßgeschneiderten Umsetzungsplan und einer Aufwandseinschätzung da. Nun kann man in aller Ruhe entscheiden, ob, wie und mit wem die Entwicklungsphase gestartet wird.